Narzędzia cyfrowe – MS Office 365

PAKIET BIUROWY MS OFFICE 365

Przewodnik dla nauczycieli

Office 365 A1 dla edukacji jest bezpłatnym pakietem dla szkół, nauczycieli, uczniów, pracowników administracyjnych. Pakiet zawiera zbiór aplikacji i usług dostępnych z serwerów Microsoft. Wszystkie usługi są automatycznie aktualizowane i nie wymagają zapisu na dodatkowych nośnikach. Atutem jest zgromadzenie narzędzi niezbędnych do zarządzania edukacją i do dydaktyki w jednym miejscu. Office 365 umożliwia edukację na odległość, pracę zespołową, samodzielność pracy uczniów w oparciu o metodę odwróconej klasy, metodę projektu. Oferuje zarówno uczniom, jak i nauczycielom kontakt i współpracę za pomocą hubów dla danej klasy czy zespołu.

Najczęściej wykorzystywane aplikacje oparte na chmurze Microsoft to:

Outlook
Word
Excel
PowerPoint
OneNote
Planner
Teams
Kalendarz

Do czego służy outlook?

Outlook jest bezpłatną pocztą osobistą, z której można wysyłać i odbierać wiadomości e-mail i zarządzać nimi. Outlook zapewnia kontrolę prywatności, nie przekierowuje reklam. Jest skorelowany z pozostałymi funkcjonalnościami pakietu Office 365.

Czym jest kalendarz?

Do zarządzania czasem, wprowadzania zadań, zapraszania innych uczestników wydarzeń lub udostępnianie wiadomości na temat wydarzenia innym osobom służy kalendarz.

Jest funkcjonalnym narzędziem porządkowania treści. Dane wprowadzamy tak samo, jakbyśmy to zapisywali odręcznie w kalendarzu papierowym.

Do czego służy “To do”?

Dobrą praktyką jest stosowanie zakładki “To do”. To oparta na chmurze aplikacja do zarządzania zadaniami, które możemy wprowadzać i sprawdzać za pomocą smartfona, komputera i tabletu. Możemy tworzyć listy codziennych zadań z uwzględnieniem ich priorytetów, ustawiać przypomnienia i alarmy, udostępniać innym osobom. Aplikacja jest zintegrowana z Outlook.

Dokumenty – edytowanie, przesyłanie, współpraca – Word

Obecna wersja Word ma swój pierwowzór w programie wydanym 25.10.1983 roku pod nazwą Multi-Tool Word. Systemami operacyjnymi dla Word są: Microsoft Windows, macOS, iOS i Android. Najnowszą wersją programu Microsoft jest Word 2019.

Word służy do edycji i udostępniania treści. Możemy pracować na zaproponowanych w programie szablonach lub stworzyć własny arkusz.

Szablony:

Praca na czystym arkuszu:

Word opiera się na cechach, takich jak:

Elastyczność – można dostosować go do trybu czytania lub pisania. W trybie czytania przepływ tekstu w dokumencie automatycznie przystosowuje się do wielkości ekranu, a w menu pojawiają się tylko narzędzia potrzebne do czytania. W trybie pisania znajduje się rozbudowane menu, a w nim wiele narzędzi, które ułatwią i przyspieszą tworzenie dokumentu.
Mobilność – mobilny Microsoft Word jest nie tylko mobilną aplikację, ale także chmurą – dyskiem OneDrive, na którym można przechowywać dokumenty. Dokument na dysku można edytować i poprawiać z zachowaniem dostępu do poprzednich wersji. Pracować na dokumencie może każdy, bez względu na typ urządzenia. w przypadku braku dostępu do Internetu, można nanieść poprawki na wersji offline, która zsynchronizuje się z wersją online, gdy tylko pojawi się sieć.
Dostępność – MS Word łączy się ściśle z jego mobilnością. Dzięki umieszczeniu dokumentów na dysku OneDrive lub witrynie SharePoint, dostęp do pliku ma każdy, kto jest jego twórcą lub jeśli udostępniliśmy dokument. Nie jest konieczne przechowywanie treści na pendrive. Wystarczy umieścić je na bezpiecznym dysku lub witrynie, by zawsze mieć do nich dostęp.
Zespołowość – MS Word w wersji mobilnej jest idealny do pracy zespołowej – każdy może nanosić swoje uwagi i zmieniać treść w czasie rzeczywistym bez względu na to, gdzie się znajduje. Każda poprawka jest odpowiednio oznaczona inicjałami osoby, która ją naniosła. Praca zespołowa, szczególnie między pracownikami mobilnymi i zdalnymi, staje się łatwiejsza i efektywniejsza.

Do czego służy OneNote?

OneNote jest programem komputerowym pełniącym funkcję notatnika, pracującym w trybie graficznym do tworzenia i organizowania notatek. Podobnie jak dla Word systemami operacyjnymi dla OneNote są: Microsoft Windows, macOS, iOS i Android. Program, a także aplikację można uruchamiać na komputerach stacjonarnych, a także na tabletach itp. z funkcją pióra, a następnie transkrybować pismo odręczne do pisma drukowanego.

Liczba notatników nie jest ograniczona. Rzeczywiste limity wynikają raczej z ograniczeń zasobów i wydajności urządzenia czy systemu. Każdy z notatników może składać się z kart, w ramach których tworzone są strony. Pisanie tekstu można rozpocząć w dowolnie wybranym miejscu. Każdą tak stworzoną notatkę można przemieszczać i łączyć z innymi. OneNote umożliwia ponadto personalizację programu. Można dowolnie zmieniać układ menu oraz dodawać własne znaczniki do bazy wyjściowej. Aplikacja używa chmury OneDrive, co pozwala na edycję synchronizację danych między urządzeniami czy też użytkownikami. Wszystkie naniesione zmiany pojawiają się u wszystkich użytkowników notatnika. Program pozwala też na cofnięcie do poprzednich wersji. W programie możemy tworzyć tabel, zadania matematyczne, chemiczne i fizyczne. OneNote zapewnia dwustronną konwersję zawartości do formatów innych programów z pakietu Office 365. Przykładowo tabela stworzona w OneNote może zostać przeniesiona do Excela i na odwrót. Prezentacje mogą zostać przeniesione do wybranego notatnika. OneNote umożliwia nagrywanie i odtwarzanie dźwięku. Nagranie jest przesyłane na serwery Microsoft i przekształcane na tekst za pomocą algorytmów rozpoznawania mowy. Zarządzanie prawami dostępu odbywa się za pomocą OneDrive lub poprzez platformę SharePoint. Dostępne są tylko dwa rodzaje uprawnień: prawo do edycji lub jego brak.

Ważne: Użytkownicy systemu Mac Os nie mogą dodawać do notatnika dokumentów stworzonych przez inne aplikacje, włączając w to aplikacje Microsoft.

Osadzona w sieci prezentacja

Microsoft PowerPoint jest programem do tworzenia prezentacji multimedialnych. W programie PowerPoint tekst, grafika, filmy lub inne obiekty są przez użytkownika łączone w slajdy. Przejścia pomiędzy slajdami, jak również pojawianie się obiektów, można animować na wiele sposobów.

Najczęściej wykorzystuje się opcje PowerPoint jako:

prezentacja multimedialna
szablon prezentacji
pokaz slajdów

PowerPoint, jak większość tego rodzaju programów, daje możliwość tworzenia szablonów slajdów (np. slajd tytułowy, slajd typu tabela, slajd tekst i wykres itp.). Możliwy jest także wybór wzoru slajdów lub jego samodzielne utworzenie, co pozwala na jednolity wygląd wszystkich slajdów. Slajdy mogą być także całkowicie odmienne i nie wiązać się ze sobą wyglądem. Wszystko zależy od wizji twórcy. PowerPoint pozwala na korzystanie z obiektów z całego pakietu Microsoft Office.

Komunikacja i lekcje na odległość -Teams?

MS Teams jako centrum pracy zespołowej tworzy bezpieczne środowisko hybrydowe i umożliwia:

integrację osób, treści i narzędzi;
komunikację w formie czatu, rozmowy w czasie rzeczywistym i transmisji wideo;
udostępnianie ekranu, plików, aplikacji;
usprawnienie przepływu pracy;
tworzenie treści dydaktycznych o charakterze projektowym, podawczym i weryfikacyjnym.

Używając Teams, oszczędzamy czas. W przypadku nowych rozwiązań należy jednak poznać ich funkcjonalności, by móc w pełni wykorzystać zasoby.

Od czego zacząć?

Krok pierwszy – instalowanie

Teams jest aplikacją przeglądarkową.

Dedykowaną aplikacją jest Microsoft Edge: https://tinyurl.com/wieszto-ms-edge

Można też zastosować przeglądarkę Opera: https://tinyurl.com/wieszto-opera

lub Google Chrome:https://tinyurl.com/wieszto-G-Chrome

Najlepiej jednak zainstalować aplikację Teams, aby korzystać z oprogramowania bez pośrednictwa przeglądarki: https://tinyurl.com/wieszto-aplikacja-Teams

Krok drugi – nawigowanie

Po zalogowaniu do programu swoim unikatowym kontem i hasłem dobrą praktyką jest przejrzenie elementów paska narzędzi (zwanego też listwą lub menu) umieszczonych z lewej strony interfejsu użytkownika. Naciśnięcie ikony sprawi, że zostaniemy przekierowani do odpowiedniej funkcjonalności:

Aktywność

Aktywność jest zakładką filtrującą przepływ informacyjny. Tutaj otrzymujemy sygnał o jakimkolwiek działaniu z naszymi odbiorcami, może to być komunikat, przesłane zadanie, publikacja itp.

Czat

Czat jest przestrzenią do komunikacji za pomocą pisma, rozmowy lub transmisji wideo. Polecam zakładać czaty przedmiotowe, zespołowe, międzyzespołowe, indywidualne itp. do szybkiej komunikacji, reakcji zwrotnej, a również rozmów mniej formalnych.

Zespoły

Zespoły to klasy, grupy, rady pedagogiczne. Osoba odpowiedzialna za utworzenie zespołu jest jej zarządcą. Zespoły mają unikatowe uprawnienia i funkcje zarówno po stronie nauczycieli, jak i uczniów/studentów. Aby stworzyć zespół/zespoły należy wejść w zakładkę “Zespoły”:

a następnie w prawym górnym rogu kliknąć: “Dołącz do zespołu lub utwórz nowy”. Wyświetli się propozycja z utworzeniem zespołu nowego lub na podstawie istniejącego.

Lekcje z naszymi uczniami, zespoły kompensacyjne, koła zainteresowań, projekty to zakładka “zajęcia”. Zakładka “Grupa robocza nauczycieli” może być radą pedagogiczną, interdyscyplinarnym zespołem nauczycieli pracującym nad wspólnym przedsięwzięciem itp. Zajęcia pozalekcyjne można ująć w zakładce “Inne”.

Ważne jest, aby dla danej placówki ustalić spójny system nazewnictwa zespołów. Przyjęło się zapisywanie wg schematu: rok rozpoczęcia edukacji w szkole danej klasy, litera klasy, przedmiot, np: 2015A Matematyka, 2009c informatyka itp. Ma to związek z brakiem konieczności nanoszenia zmian nazwy klasy w kolejnych latach nauczania.

Inny sposób nazywania klas jest dostępny w tutorialu:https://tinyurl.com/wieszto-nazwyklas

Nauczyciele samodzielnie tworzą zespoły na podstawie listy uczniów w danej klasie. Skład uczniów można edytować w dowolnym momencie.

Interfejs stworzonego przez nas zespołu możemy dopracować, zmieniając w ustawieniach domyślne tło (zdjęcie z naszych prywatnych zasobów, logo lub ikona w aplikacji).

Z poziomu zespołu można rozpocząć spotkanie/lekcję/dyskusję/naradę, klikając w prawym górnym rogu: “Rozpocznij spotkanie”.

Prace

Z zakładki “Prace” możemy skorzystać tylko wówczas, gdy mamy założone “Zespoły” i przypisanych do nich uczestników.

Wybierając “Prace” klikamy na przycisk “Utwórz”, pod tą komendą kryją się opcje prac, jedną z nich są “Zadania”, drugą “Testy”. Obydwa rozwiązania możemy tworzyć od nowa, albo na podstawie wcześniej zapisanych przez nas dokumentów.

Prace są wyświetlane w trzech opcjach, jako:

Wersje robocze (zadania, których jeszcze nie udostępniliśmy);
Przypisane (zadania, które uczniowie mogą wykonywać);
Ocenione (zadania, zwrócone uczniom z ewentualnym komentarzem i oceną).

i jako, powtórzmy:

Zadanie – odpowiednie dla pracy, którą zamierzamy opisać, dołączając materiały, kryteria ocen;
Test – formularz zawierający pytania test z zadaniami zamkniętymi, test wyboru, który zostanie automatycznie oceniony;
Przy użyciu istniejącego – zadanie uprzednio przez nas przygotowane.

Następnie wybieramy klasę, której zadajemy lub proponujemy pracę i klikamy przycisk “Dalej”.

Akcja ta przekieruje nas do “Nowego zadania”:

Wyświetlone okno jest szablonem, który można wypełnić według naszych własnych wytycznych.

“Tytuł” warto potraktować jako swoisty spis treści, dobrą praktyką jest zastosowanie schematu: Lekcja 1, Temat:… itd. – odpowiadający pierwszej zdalnej lekcji, pierwszemu działowi, to porządkuje materiał również na poziomie tego modułu. Dodatkowo mamy tu opcję: “Dodaj kategorię”.
“Instrukcje” to szczegółowy i adekwatnie dla naszych odbiorców sformułowany opis zadań. Najlepiej zrealizować go w punktach, uwzględniając punkty priorytetowe, sekwencyjne i opcjonalne. Można dodać “Zasoby” – tj. linki, pliki, karty pracy, zadania w aplikacjach.
“Punkty” są obszarem, w którym określamy sposób oceny – edytując zakładkę “Dodaj zestaw kryteriów oceny” można przygotować siatkę ewaluacyjną, nadając nazwy ocenom wg skali szkolnej lub własnej inwencji. Oceniane osoby od razu wiedzą, przystępując do zadania, jakie są warunki oceniania.

“Przypisz do” – tę zakładkę można zastosować na dwa sposoby: zadanie przypisać całemu zespołowi lub konkretnym osobom.
“Termin wykonania” służy określeniu terminu zadania, konkretnej daty i godziny. System wygeneruje nam informację o przesłaniu zadania również po ustalonym terminie.
Wybranie “Dodaj zasoby” umożliwia nam podpięcie dodatkowych opcji, np. z Chmury OneDrive. Wystarczy wskazać plik i potwierdzić wybór przyciskiem “Dołącz”.
Trzy kropki ··· to w usłudze Office 365 przeważnie opcje dodatkowe, w tym miejscu możemy zezwolić uczniom na edytowanie pliku z prośbą o odesłanie go po zakończonej pracy.

Po uzupełnieniu pól w szablonie “Zadania”, klikamy na przycisk “Przypisz”. Odbiorcy przypisanego zadania otrzymają alert w “Aktualnościach”, w zadaniach komplet informacji, a my z poziomu naszego zadania, możemy wejść w zakładkę “Widok ucznia”, by zobaczyć, w jakim układzie zadanie wyświetla się naszym uczniom. Kliknięcie na konkretne zadanie wyświetla listę uczniów oraz informacje o indywidualnym postępie prac.

Kalendarz

Kalendarz to kolejna opcja ułatwiająca zarządzanie w grupie. Wszystkie spotkania zaplanowane w tej usłudze automatycznie są wprowadzane jako spotkania online. Wchodząc w moduł “Kalendarz”, wybieramy pozycję “Nowe spotkanie”. Akcja ta przekieruje nas do szablonu, który należy wypełnić. Początkujący użytkownicy często natrafiają na pułapkę, która w poniższej wizualizacji jest opatrzona słowem “uwaga!”

Zakładki “Dodaj uczestników wymaganych” używamy tylko wtedy, gdy dołączamy do spotkania kogoś spoza klasy lub organizujemy spotkanie nie dla wszystkich uczestników.

Gdy nasze spotkanie zakłada uczestnictwo całego zespołu/klasy wybieramy zakładkę “Dodaj kanał” (kanał = zespół). Jeśli nasze lekcje są ustalone według cyklicznego planu, warto zastosować “powtarza się co tydzień” itp.

Istnieje też opcja zapraszania osób spoza organizacji (placówki), również takich, które nie mają licencji na zespoły. Tak można zorganizować spotkanie z rodzicami uczniów. Aby zaprosić zainteresowanych, należy w zakładce “Dodaj wymaganych uczestników” zapisać/wkleić pełny adres mailowy, a następnie wybrać pozycję “Zaproś”. Na ten adres mailowy zostanie wysłana wiadomość z linkiem do spotkania.

Do Teams podpięte są aplikacje – polecam je przejrzeć i zapoznać się z ich funkcjonalnością. Znajdziemy tu rozwiązania do zarządzania zespołami, tworzenia społeczności, planowania, projektowania, notowania, gromadzenia zasobów, porządkowania.

Krok trzeci – spotkanie/lekcja online

Z poziomu “Zespołu” lub za pomocą “Kalendarza” można stworzyć spotkanie na kanale ogólnym (General). Uprzednio sprawdzamy ustawienia kamery i mikrofonu, a następnie klikamy “Dołącz teraz”.

Nasi Uczniowie o wyznaczonej porze powinni pojawić się jako “Uczestnicy”. W górnej listwie/menu widnieją ikony, kolejno:

lista uczniów, którzy zalogowali się na spotkaniu;
czat spotkania;
uniesiona ręka – sygnał dla chcących zabrać głos (imitacja podniesionej ręki w klasie na lekcjach stacjonarnych);
trzy kropki ··· – dodatkowe opcje, takie jak ustawienia urządzenia, opcje spotkania – formuła demokratyczna i niedemokratyczna, notatki, efekty tła, napisy na żywo, nagrywanie, klawiatura numeryczna;
kamera;
mikrofon;
dzielenie ekranu – można wyświetlać prezentacje, notatki, tablicę.

Krok czwarty – testowanie najlepszych rozwiązań dla naszych uczniów na przedmiotach, których uczymy – dobre praktyki.

CO JESZCZE JEST WAŻNE – POWTARZANIE I POGŁĘBIANIE UMIEJĘTNOŚCI

Instruktaż: https://tinyurl.com/wieszto-TEAMS
Wprowadzenie: https://www.youtube.com/watch?v=AFTuvIrwCNM&t=43s
Zespoły i kanały: https://www.youtube.com/watch?v=VEV09LPFGF0&t=18s
Korzystanie z kart: https://www.youtube.com/watch?v=Te49Tuldh4k
Skuteczność komunikacji: https://www.youtube.com/watch?v=D_UeuMBY9nc
Spotkania on-line na kanałach: https://www.youtube.com/watch?v=zsk4wE8yG-w
Planowanie spotkań: https://www.youtube.com/watch?v=WHegPP4bAJA
Organizacja pracy w zespole: https://www.youtube.com/watch?v=rLcqa7fM4e4

opracowała:

Anna Przyborska-Borkowicz

dr Nauk Humanistycznych w zakresie Pedagogiki

specjalista ka ICT i innowacji pedagogicznych

Microsoft Innovative Education Trainer

założycielka platformy edukacyjnej wiesz.to

wykładowca Uniwersytetu Wrocławskiego